
(1) 契約書を作成するメリット
契約書の作成メリットは何でしょうか?
契約は、何らかの法的効果(つまり権利義務)が生じる約束で、お互いの意思表示の合致で成立します。つまり基本は、口約束でもどんな形でも契約は成立してしまうということで、これは契約自由の原則のうち、「方式の自由」のことです。その例外として、書面を作成しないと契約が成立しないという事例は少ないですが、たとえば、「保証契約は、書面でしなければ、その効力を生じない。」と民法での例があります。また、不動産取引や建設業の取引は契約書面が必須と規定されています。
その点では、ほとんどの契約は書面化の必要がないので、楽は楽なのですが、言った言わないのリスクが常に高い状態だと言えます。なので、契約書の作成目的は、「合意内容の明確化」で、それが最大のメリットということになります。そこからは、将来の紛争を防止したり、紛争時に有利な手当をするとか、裁判官が判決を行うときの取引行為の心証の拠りどころになるなど、書面化に関する一般的なメリットもあるわけです。
(2) 契約書が役に立つ時期
次に、締結した契約書が役立つ局面はどこか、という話です。
契約書の一生という視点、すなわち契約両当事者の取引の歴史には、お互いの信頼関係の振幅があるわけで、契約書が作成締結された段階では、蜜月期というか、当事者の信頼関係は一番MAXな時期であるのが普通です。その後、お互いの取引が円滑に進んでいるうちは、契約書の存在など忘れるような状態が続き、もしかするとそのままタンスの奥にしまい込んだままということも十分あり得ます。会社でも、締結された契約書は金庫等に保管しますし、極秘・重要文書扱いですが、そのほとんどは二度と光が当たらないデッドストック文書(言い過ぎ?)になります。
しかし、いつかどこかでお互いの信頼関係が破綻するとき、忘れたころのトラブル、係争が発生するかもしれません。そのようなときに、締結された契約書の真価が発揮されます。
(3) 契約書作成時に将来の紛争をイメージする
その意味で、契約作成段階がいかに重要かを認識ください。つまり、契約書の作成、締結は両当事者の信頼関係が一番深いときに、将来の係争や裁判を予測して、公平の視点で(これ大事)いかに将来リスクを軽減した条項をまとめるかが契約書審査の最大のポイントであり、その懸念を残して契約書を締結することは、絶対に避けてほしいと思います。締結時に少しでも疑念や懸念があった場合は、それを明らかにしてぜひ相談いただき、必要ならば、契約書の条文に落とし込むことが大事です。私が契約書の作成・審査業務を承るときは、ご依頼者から背景事情をしっかりヒアリングし、できるだけ当事者の気持ちを汲み取り、ご依頼者に近い状態(トランス?)になったうえで、契約書の読込みとリスク抽出をして契約書案のドラフトやカウンター案をご提案しています。法務部の契約審査実務者、審査結果の管理者として25年以上の経験を活かしていきますので、何でも相談いただければと思います。
(4) 契約書のメンテナンス
もう一点、契約書の変更について、お話ししたいことは、締結した契約書をずっとそのまま奥にしまい込むのではなく、環境の変化や取引条件の変化が発生したときは、ぜひ契約書の内容の見直しや変更確認などのメンテナンス作業を行っていただきたいということです。これは、その後の相手方との信頼関係の振幅の変化を見直す機会にもなると思います。この段階はまだ相手も受け入れる余地はあると思います。もしこのメンテナンスを怠り、将来の係争時に、契約内容と取引内容の実態に大きな差が生まれていたとなると、せっかくリスクを排除して締結した契約書の真価が活かされないことにもなりかねませんので、留意いただければと思います。
なお、行政書士の職域の問題でおことわりをしておかなければいけないのですが、私は弁護士資格を持っていないので、トラブルや厳しい交渉の仲介をしたり、係争や裁判手続きの代理人となったりすることができません。そのような場合は、適切かつ有能な弁護士をご紹介しますので、なにとぞご理解、ご了解をいただきたくお願いします。
(5) まとめ
契約書の作成目的は、「合意内容の明確化」で、それが最大のメリット。
お互いの信頼関係が破綻するときに、締結された契約書の真価が発揮されます。
契約書は両当事者の信頼関係が一番深いときに作成されますが、将来の係争や裁判を予測して、公平の視点で、いかに将来リスクを軽減した条項をまとめるかが最大のポイント。
環境の変化や取引条件の変化が発生したときは、ぜひ契約書のメンテナンス作業を行いましょう。